Prozess prüfen

Sinn und Zweck

Die Prozessprüfung, auch Prozessaudit genannt, ist eine Prüfung von Einzelschritten aus einem Gesamtprozess. Dabei ist nicht das Ergebnis eines Prozessschrittes, zum Beispiel ein Dokument, sondern die prozessgerechte Durchführung des Schrittes selbst anhand vereinbarter Prozessbeschreibungen zu prüfen. Ziel ist die Feststellung, ob die im QS-Handbuch aufgelisteten Prozesse die ihnen zugeordneten Spezifikationen (Prüfspezifikation Prozess) erfüllen.

Durch die Prozessprüfung kann auch festgestellt werden, dass der tatsächlich gelebte Prozess besser ist, als der in der Prozessbeschreibung dargestellte. Sollte sich herausstellen, dass eine Optimierung der Prozessbeschreibung möglich ist, so muss sie an den realen Prozess angepasst werden.

Bei der Prozessprüfung sind möglichst alle Prozesse im Projekt zu prüfen, wobei die Planungsprozesse und das Projektmanagement höhere Priorität haben. Eine Prozessprüfung kann aufgrund von Erfahrungen oder Metriken früherer Projekte veranlasst werden. Bei manchen Prozessen kann die Prüfung auch durch ein Ereignis im Projekt initiiert werden, wie zum Beispiel das Abweichen einer Messgröße von einem vorgegebenen Wert. Die Prüfung wird oft auch beim Auftreten von Problemen ausgelöst, wenn zum Beispiel die Planung gravierend vom Ist-Zustand abweicht. Die Prozessprüfung soll dann die Ursache für die Probleme ergeben.

Bei der Prüfung des Prozesses ist zunächst zu untersuchen, ob die formalen Vorgaben eingehalten sind, um den Prozess prüfen zu können. Der Prozess ist zu analysieren und zu bewerten. Dabei kann folgende Kriterienliste zugrunde gelegt werden:

• Ist der Prozess verständlich, übersichtlich, gut strukturiert und vollständig?
• Sind alle Teilprozesse und Schritte, aus denen der zu prüfende Prozess besteht, durchgeführt worden?
• Sind alle Prüfkriterien, gegen die der Prozess geprüft werden soll, dokumentiert, präzise und verständlich?
• Wurden die anzuwendenden Richtlinien, Normen und Templates eingehalten?

Nach dieser inhaltlichen Prüfung ist festzustellen, ob die einzelnen Schritte des gelebten Prozesses entsprechend den Vorgaben aus dem QS-Handbuch und der Prüfspezifikation Prozess ausgeführt werden.

Im Verlauf der Prüfung sind die Ergebnisse im Prüfprotokoll niederzuschreiben. Zusätzlich sind Prozessabweichungen nachvollziehbar zu dokumentieren und eine Zusammenfassung und Beurteilung abzugeben. Die Prüfung kann darüber hinaus zur Klassifikation von Lieferanten verwendet werden, indem deren Prozesse auditiert werden. Dies kann beispielsweise in Form von Lieferantenaudits erfolgen.

Generell ist bei der Prüfung von QS-Aktivitäten selbst durch eine geeignete Rollenverteilung dafür zu sorgen, dass Rollenkonflikte vermieden werden. Ferner ist das Projektmanagement stets über das Prüfergebnis zu informieren.