Die Planung der Lehrveranstaltungen der Fakultät für Mathematik und Informatik wird vom Studienbüro organisiert. Hauptverantwortlich für die Durchführung der Planung sind Frau Marie Wilke-Tondar und Herr Frank Schumacher.
Die Informationen werden in einer RDF-Datenbank gespeichert aus der täglich html-Seiten zur Visualisierung des aktuellen Planungsstandes generiert werden.
Einen Monat vor Beginn des Semesters werden diese Informationen ins Alma-Web (und von dort für die Einschreibung der Studierenden ins Tool) übertragen, sowie der fakultätsinterne Stundenplan daraus generiert.
Zu Beginn jeder Planungsphase werden die Daten des jeweils letzten Sommer- bzw. Wintersemesters übernommen und nach und nach unter Mitarbeit der Dozierenden und Verantwortlichen für die Lehrveranstaltungen aktualisiert. Wir versuchen, Veranstaltungen aus dem jeweils letzten Sommer- bzw. Wintersemester in den selben Slot (Raum und Zeit) zu planen (Vorgriffsrecht). Außnahme hiervon ist, wenn eine andere Veranstaltung diesen Zeitslot beansprucht, die aber im vergangenen Semester nicht stattgefunden hat. In diesem Fall hat die pausierte Veranstaltung das Vorgriffsrecht. Dies stellt jedoch keine Garantie dar, dass eine Veranstaltung in jedem Semester im selben Slot stattfinden kann, da sich durch Änderungen an Studienordnungen, Zeitfenstern, Neubesetzungen etc. Notwendigkeiten zur Verschiebung der Lehrveranstaltung ergeben können.
Die von den Abteilungen mitgeteilten Informationen werden vom Studienbüro (Marie Wilke-Tondar, Frank Schumacher) in die RDF-Datenbank überführt. Aus dieser werden in der Regel einmal am Tag die Webseiten mit dem aktuellen Planungsstand generiert. Änderungen sind daher in der Regel am nächsten Tag auf der Webseite sichtbar.
Die zentrale Raumverwaltung ist mit Blick auf das Diebstahlsgeschehen im Hause angehalten, ein enges Schließregime für nicht genutzte Räume durchzusetzen. Wir bitten Sie deshalb, Frau Pohl auch über die zeitweise Nichtnutzung von Räumen in Kenntnis zu setzen. Das erspart Rückfragen.
Phase 1: Buchung der großen Hörsäle (>70 Plätze)
Die großen Hörsäle am Augustusplatz werden zentral verwaltet. Unsere Bedarfe müssen daher in der Regel 1-2 Monate nach Start des aktuellen
Semesters für das nächste Semester angemeldet werden. Dazu erstellen wir eine Liste aller Lehrveranstaltungen, die im letzten Sommer- bzw. Wintersemester
in den großen Hörsälen stattgefunden haben und ergänzen anhand alter Belegungszahlen und allgemeiner Tendenzen die zu erwartende Zahl der Studierenden pro Veranstaltung.
Diese Liste wird an die Ansprechpartner für die Planung der Lehre der einzelnen Abteilungen gesendet, mit der Bitte, die Aktualität der Veranstaltung zu kontrollieren,
ggf. Zahlen zu korrigieren und Veranstaltung, die aufgrund von zu erwartenden hohen Studierendenzahlen ebenfalls in einem großen Hörsaal stattfinden sollen, zu ergänzen.
Diese Liste wird an die Zentralverwaltung geschickt, welche uns die jeweils passenden Räume zur Verfügung stellt. Sollte für einen gewünschten Zeitslot keine passenden
Räume zur Verfügung stehen, wird nach möglichen Ausweichterminen gesucht.
Phase 2: Buchung der restlichen Räume, Vorgriffsrecht alter Veranstaltungen
Nun werden alle Veranstaltung des letzten Sommer- bzw. Wintersemesters in die Planung des neuen Semesters importiert und dort entsprechend als [alt] gekennzeichnet.
Die Informationen zu den in Phase 1 geplanten Veranstaltungen werden aktualisiert. Darauf werden wiederum die Ansprechpartner der Abteilungen darüber informiert,
dass nun die Planung der restlichen Veranstaltungen begonnen hat. Diese sollen nun die jeweils in die Lehre involvierten Mitarbeiter ihrer Abteilung um eine Zuarbeit
zur Aktualisierung der Lehrveranstaltungen bitten und uns zukommen lassen. Bestätigte Lehrveranstaltungen werden von uns mit dem entsprechenden Status [ok] versehen,
eventuelle Änderungen, beispielsweise Dozenten oder erwartete Studierendenzahl, werden übernommen.
3 Wochen vor Ende dieser Phase wird eine weitere Information an die Ansprechpartner der Abteilungen geschickt, diesmal mit den konkreten Veranstaltungen,
für die uns noch eine Bestätigung zur Durchführung im kommenden Semester fehlt. Außerdem wird darauf hingewiesen, dass mit dem Ende dieser Planungsphase das
Vorgriffsrecht der Veranstaltungen auf den Raum in dem diese im letzten Semester stattgefunden hat, endet. Sollten wir bis dahin keine Bestätigung erhalten,
werden die Räume bei Bedarf anderweitig verplant.
Phase 3: Buchung der restlichen Räume, kein Vorgriffsrecht
Die Ansprechpartner der Abteilungen werden erneut von uns informiert, dass die Planung nun bald abgeschlossen sein sollte und das Vorgriffsrecht der bisher
noch nicht bestätigten Veranstaltungen inzwischen aufgehoben wurde.
Phase 4: Übertragung unserer Planung ins AlmaWeb
Da leider aufgrund von uns nicht zur Verfügung gestellten Schnittstellen zum AlmaWeb-System unsere Veranstaltungen manuell übertragen werden müssen,
wird aufgrund des hohen zeitlichen Aufwandes dafür spätestens zum 1. März bzw. 1. September damit begonnen. Mit dieser Aufgabe ist Herr Andreas Zerbst betraut. [Inzwischen wurde eine Schnittstelle zur Verfügung gestellt und in einem ersten Testlauf zum Großteil erfolgreich implementiert. Damit kann die Übertragung ins AlmaWeb voraussichtlich um 2 Wochen nach hinten geschoben werden]
Alle Aktualisierungen der Veranstaltungsplanung müssen damit parallel in unserem Planungssystem und dem AlmaWeb-System vorgenommen werden.
Dies wird dadurch realisiert, dass sämtliche Änderungen, die ab dem Zeitpunkt an den Veranstaltungen vorgenommen werden, per Mail an Herrn Zerbst kommuniziert werden,
damit diese ebenso im AlmaWeb aktualisiert werden. Das ist natürlich äußerst suboptimal und fehleranfällig, weshalb wir dringend dazu raten,
die Rückmeldungen bis spätestens Ende der Phase 3 abgeschlossen zu haben, um sicherzugehen, dass ihre Veranstaltungen auch entsprechend im AlmaWeb auftauchen.
Phase 5: Beginn des Semesters
Natürlich kann es aufgrund unvorhergesehener Ereignisse dazu kommen, dass Veranstaltungen zu Beginn des Semesters noch einmal angepasst werden müssen.
Zu Beginn des Semesters endet jedoch unsere Planungshoheit über die Räume, so dass die gewünschten Änderungen mit den Planungsverantwortlichen der jeweiligen Räume abgesprochen werden müssen. Wir sollten aber zumindest darüber informiert werden, damit wir diese in unseren Stundenplan übernehmen können.
| Phase | SommersemesterWintersemester | |
| 1. | Ende Oktober - Mitte November | Ende April - Mitte Mai |
| 2. | Mitte Dezember - Anfang Februar | Mitte Juni - Anfang August |
| 3. | Anfang Februar - Ende Februar | Anfang August - Ende August |
| 4. | Anfang März - Ende März | Anfang September - Ende September |
| 5. | Anfang April | Anfang Oktober |