Die Ausgangslage stellt die Bewertung der Ist-Situation einer Organisationseinheit bzw. der gesamten Organisation einer Behörde oder eines Unternehmens dar. Dadurch wird ein Handlungsbedarf erkennbar, der zu einer Produkt- bzw. Systemvision führen kann. Diese Vision kann dann zu einer Projektidee werden. Handlungsbedarf kann aufgrund verschiedener Projekt- oder Systemideen entstehen.
Das Aufzeigen von Fähigkeitslücken (d.h. der Unterschied zwischen erforderlichen Soll-Fähigkeiten und den tatsächlich vorhandenen Fähigkeiten) in einem Unternehmen bzw. in einer Behörde kann dringenden Handlungsbedarf zur Effizienzsteigerung bzw. Kosteneinsparung deutlich machen. Dieser Handlungsbedarf wird als Produkt- bzw. Systemidee dargestellt und führt sehr häufig zu einem konkreten Projektvorschlag. Ebenso kann ein Bedarf an Erneuerung und Verbesserung eines "technisch veralteten" Systems (sog. "Systemregeneration") oder das Erkennen von Marktchancen für ein neues Produkt bzw. System zu einer Projektidee führen. Entsprechende Daten müssen für den Projektvorschlag erarbeitet werden.
Forschungsprogramme oder Studien können ebenfalls Grundlage für Projektideen sein und werden in einem Projektvorschlag konkretisiert.
Beispielhafte Produktgestaltung
In der Ausgangslage werden beispielsweise folgende Informationen und Daten der zu untersuchenden Organisationseinheit im Hinblick auf die Projektidee beschrieben: